Open-Letters Newslettersystem - FAQ



Abschnitt 1: Webhosting, Datenbank, PHP

Fehlermeldungen im Browser, Datum & Uhrzeit

Frage: Ich sehe Fehlermeldungen dieser Art in meinem Browser, was kann ich dagegen tun?

Warning: date() [function.date]: It is not safe to rely on the system's timezone settings. You are required to use the date.timezone setting or the date_default_timezone_set() function. In case you used any of those methods and you are still getting this warning, you most likely misspelled the timezone identifier.

Antwort: Ihr Webserver beschwert sich mit dieser Meldung darüber, dass in der Newsletter-Software Datums- und Zeitfunktionen verwendet werden, Ihr Web- Hoster jedoch die Einrichtung der Zeitzone versäumt hat. Bitte fügen Sie in die Datei config/config.inc.php die folgende Zeile ein: date_default_timezone_set("Europe/Berlin");

Webhosting, Datenbanken, Datenbank-Prefixes

Frage: Leider bietet mir mein Webhoster nur EINE SQL-Datenbank an und/oder ich muss weitere Datenbanken zu hohen monatlichen Kosten nachbestellen. Kann das Newslettersystem auch zusammen mit anderen Programmen in EINE Datenbank gelegt werden? Ist es möglich, mehrere Installationen des Newsletter-Systems parallel in EINER Datenbank zu betreiben?

Antwort: Das Open-Letters Newslettersystem ist dafür geeignet, zusammen mit anderen Inhalten eine gemeinsame Datenbank nutzen zu müssen. Ebenso ist es möglich, mehrere Installationen der Newsletter-Software in eine zentrale Datenbank zu legen.
Dafür bietet das System an, die Namen der Datenbank-Tabellen mit zusätzlichen Vorsilben ("prefixes") zu ergänzen. Nachdem Sie im Abschnitt b) der Installation die Datenbank importiert haben, können Sie diese nun bei Bedarf umbenennen, indem Sie den Namen der Datenbank-Tabellen ein (identisches) Prefix voranstellen. Die aus der newsletter.sql importierten Datenbank- Tabellen

  • newsletter,
  • newsletterCont und
  • newsletterEntries
  • (und alle weiteren)

könnten danach so heißen:

  • 01_newsletter,
  • 01_newsletterCont und
  • 01_newsletterEntries
  • ...

Die Umbenennung können Sie sehr leicht vornehmen, indem Sie das zum Import der Datenbank-Tabellen verwendete Werkzeug "phpMyAdmin" öffnen und im Menü-Punkt "Struktur" den jeweiligen Tabellen-Namen mit dem "Bearbeiten"-Stift ändern.

Abschließend teilen Sie dem Newsletter-System die neue Vorsilbe mit: Bearbeiten Sie dazu die Datei config/config.inc.php und ändern Sie die Option PREFIX (z.B. nach obigem Beispiel):

  • vorher: define("PREFIX","");
  • nachher: define("PREFIX","01_");

Speichern Sie die Datei und laden Sie sie neu auf den Webspace.




Abschnitt 2: E-Mail-Versand

SMTP-Versand, Sendmail-Versand, E-Mail-Versand bei 1&1

Frage: Ich bekomme leider immer beim Versand der Newsletter und/oder der Anmelde-Bestätigungen eine Fehlermeldung, dass die E-Mail nicht verschickt werden konnte. Gibt es eine Möglichkeit, wie ich bei der Einrichtung des E-Mail-Versand unterstützt werden kann?
Hat mein Webspace (zum Beispiel 1&1) besondere Anforderungen an die Einrichtung des E-Mail-Versands?

Antwort: Üblicherweise sollten Newsletter-E-Mails per SMTP versendet werden, d.h. die Newsletter-Software verbindet sich mit einem (zum Webhosting gehörenden oder externen) E-Mail-Server und übergibt diesem jede einzelne Newsletter-E-Mail zum Versand. Für diese Variante sollten Sie in der Datei config/config.inc.php diese Einstellungen vornehmen:

  • Internetadresse des E-Mail-Servers:
    define("SMTP_HOST", "mail.example.com");
  • Benutzername auf dem E-Mail-Server (häufig ganze oder Teile der E-Mail-Adresse):
    define("SMTP_USER", "newsletter@example.com");
  • zugehöriges Passwort:
    define("SMTP_PASSWORD", "123secret456");
  • Port, auf dem der E-Mail-Server auf neue Mails wartet:
    define("SMTP_PORT", 25);
  • optionale Angabe der Verschlüsselungsmethode ("", "ssl" oder "tls"):
    define("SMTP_SECURITY", "");

Bitte lesen Sie in der Installation (Abschnitt e) nach, wie Ihnen das Programm extras/phpMailerSmtpTest.php helfen kann, die korrekten Einstellungen für den Mailversand zu ermitteln und die Funktion zu testen.

Bei Webhostern, die Ihnen für den E-Mail- Versand ausschließlich einen "internen SMTP-Server" ohne Authentifizierung anbieten, konfigurieren Sie Nutzer und Passwort einfach „leer“:

  • define("SMTP_USER", "");
  • define("SMTP_PASSWORD", "");

Das Newsletter-System wird dann die Option e) ignorieren und NUR Ihre Einstellungen a) und d) verwenden.

Abschließend bieten einige Webhoster den Versand von E-Mails per SMTP gar nicht an oder blockieren gar den Aufbau einer Verbindung zu einem externen SMTP-Server. In diesen Fällen haben Sie die Möglichkeit, das Versenden der E-Mails über "sendmail" zu versuchen. Der Webhoster 1&1 bietet dieses gar als einzige Möglichkeit an. Bitte setzen Sie dafür die Einstellung SMTP_HOST auf einen leeren Wert:

  • define("SMTP_HOST", "");

Das Newsletter-System wird dann all Ihre Angaben b) bis e) ignorieren und nur den Versand über den lokalen Mail-Transfer-Agent (MTA) versuchen. HINWEIS: Leider ist es nicht (zuverlässig) möglich, diese Versand-Art über das Hilfs-Programm extras/phpMailerSmtpTest.php zu testen. Sie werden darauf angewiesen sein, den Empfang der E-Mails manuell (z.B. über eine Test- Registrierung) manuell zu prüfen.

Newsletter kommen nicht an, Spam-Filter, Konfiguration des E-Mail-Servers

Frage: Einige Newsletter kommen nicht beim Empfänger an. Was kann ich tun?

Antwort: Für das Verständnis ist der Unterschied zwischen

  • ein Newsletter wurde nicht verschickt und
  • ein Newsletter ist nicht angekommen

sehr wichtig.

In der Regel zeigt sich der Versandprozess im NL-System als dahingehend stabil, dass alle Newsletter erzeugt, an den SMTP-Server übergeben werden und damit zum Versand bereit stehen. Gibt es dennoch technische Probleme beim Versand, dann sollten Sie Hinweise darauf in der LogDatei finden. Ist dies nicht der Fall, dann sollte die Ursache für das "Verschwinden" der E-Mail an einem Punkt NACH dem Versand gesucht werden. Es liegt an der folgenden Kette, ob der Newsletter den Empfänger auch erreicht:

1. Eine Ursache kann der SMTP-Server des Absenders (IHR Email-Server) sein: Es ist eine übliche Praxis, die Anzahl der versendeten E-Mails in einem SMTP-Server beschränken (z.B. in 100 Mails pro Stunde). Ursache ist, dass für den Betreiber des Netzwerks die Gefahr besteht, komplett unter Spam-Verdacht zu fallen. Versenden Sie Ihre E-Mails von einem E-Mail-Server den Sie nicht selbst konfigurieren, so limitieren diese Anbieter die ausgehenden Nachrichten um nicht komplett unter Spam-Verdacht zu fallen.
=> Bitte fragen Sie Ihren E-Mail-Anbieter und dessen Rechenzentrumsbetreiber, ob solche Grenzwerte definiert sind. Für viele gängigen Webhoster in Deutschland ist das der Fall.

2. Auf der Seite des Newsletter-Empfängers ist der E-Mail-Server dahingehend konfiguriert, alle ankommenden Nachrichten auf Spam zu untersuchen. Je nach Konfiguration ist es sehr wahrscheinlich, dass dabei Nachrichten gelöscht werden und nur Nachrichten gänzlich ohne oder mit "nur geringem Spam-Verdacht" im Spamordner des Empfängers landen. Besonders moderne E-Mail Anbieter wie Google oder Web.de haben teilweise sehr feine Regularien.
Wir empfehlen Ihnen, den Posteingang der für den Versand genutzten E-Mail-Adresse zu prüfen und nach "bounce mails" zu suchen, d.h. nach E-Mails die auf eine Ablehnung durch den empfangenden E-Mail-Server hinweisen.
Der Kernpunkt bei der Überwindung dieses Problems ist die Konfiguration Ihres E-Mail Versandservers. Dieses Thema ist sehr sehr komplex und dabei verweisen wir Sie auf Themen wie PTR-Records, MX-Records (auch für IPv6) und ReverseDNS.

3. Letztendlich kann eine Newsletter-E-Mail auch im bereits genannten Spam-Ordner des Empfängers landen. Die Regeln dafür sind sehr komplex und hängen in der Regel von den Einstellungen des E-Mail-Programms beim Empfänger ab. In einem solchen Fall sollten Sie den Empfängern Ihres Newsletters nahelegen, Ihre E-Mail-Adresse in die Ausnahmen-Liste des Spam-Filters einzutragen.




Abschnitt 3: Newsletter-Gestaltung

Gestaltung der Newsletter, Verwendung von MS FrontPage und Adobe Dreamweaver, Copy-Paste-Probleme

Frage: Für die Gestaltung meiner Newsletter verwende ich Programme außerhalb der Newsletter-Adminoberfläche. Meine Texte schreibe ich in Microsoft Word und die Gestaltung des Newsletters erfolgt in Microsoft FrontPage oder Adobe Dreamweaver. Die Inhalte füge ich dann per "Kopieren und Einfügen" (Copy & Paste) in das Bearbeitungsfenster und drücke dann auf "Speichern". Leider sieht der Newsletter-Eintrag nach dem Speichern ganz anders aus, einige Inhalte fehlen und/oder das Layout ist "zerwürfelt". Was kann ich tun?

Antwort:Bitte denken Sie bei der Gestaltung daran, dass die Newsletter in der Regel nicht in einem Browser (wie Mozilla Firefox oder Microsoft Internet Explorer) betrachtet werden, sondern Ihre Empfänger die Nachricht üblicherweise in einem E-Mail-Programm ansehen. Bereits mächtige Programme wie Microsoft Outlook oder Mozilla Thunderbird schränken dort die möglichen Gestaltungselemente stark ein. Besonders Webmail-Oberflächen (wie Gmx oder Gmail) geben den aufwendiger gestalteten Newslettern aber den Rest und die Nachrichten sind kaum lesbar.

Wir empfehlen Ihnen daher, sich mit dem Thema HTML-Gestaltung für Newsletter zu beschäftigen und vor dem Versand zu testen, was dargestellt werden kann und was nicht. Die Newsletter-Templates, die wir der Software bei der Auslieferung beigelegt haben, verwenden bewährte Tabellen-basierte Layouts mit wenigen CSS-Eigenschaften. Von Layouts auf Basis von CSS-Containern oder gar HTML5-Elementen raten wir ab. WYSIWYG-Editoren (wie Microsoft Frontpage oder Adobe Dreamweaver) erzeugen komplexes HTML für Websites und sollten für E-Mail-Newsletter nicht verwendet werden.

Ihrer Gestaltung sind jedoch noch weitere Grenzen gesetzt:

Einerseits ist die Bearbeitung von HTML über den Website-Editor des Newsletter-Systems natürlich begrenzt. Der "TinyMCE" erzeugt üblicherweise sehr gutes und besonders dem HTML-Standard entsprechendes HTML, jedoch ist das Einfügen fremder Inhalte (zum Beispiel HTML aus Frontpage oder reiner Text aus Microsoft Word) nicht in jedem Fall fehlerfrei. Wir haben versucht, dies durch bestimmte "Plugins" und Konfigurationen zu optimieren, Sie werden aber feststellen, dass es schon direkt nach dem Einfügen in das Bearbeitungsfenster (vor dem Speichern) Abweichungen im Layout geben wird.

Ferner haben wir in die Newsletter-Bearbeitung eine Funktion eingebaut, welche Ihr HTML sehr streng unter die Lupe nimmt und beim Abspeichern eines Eintrages filtert. Der sogenannte "HTML-Purifier" filtert das von Ihnen erstellte HTML durch und verwirft dabei alles, was er nicht kennt oder erlaubt. Diese Funktion ist einerseits aus Sicherheitsgründen notwendig (sogenanntes Cross-Site-Scripting XSS wird vermieden), andererseits erfolgen dabei Optimierungen, ohne die der Newsletter in den E-Mail-Programmen Ihrer Empfänger ganz sicher nicht darstellbar wäre.
In diesem Zusammenhang sind für Sie die Einstellungen ALLOWED_HTML_TAGS und ALLOWED_HTML_ATTRIBUTES in der zentralen config/config.inc.php ganz wichtig. Über diese Einstellung wird festgelegt, was der HTML-Purifier erlaubt und was nicht. Bitte prüfen Sie, ob die beim Speichern eines Newsletter-Eintrags entfernten Elemente in diesen Einstellungen enthalten (und damit zur Verwendung "freigeschaltet") sind! Alle HTML-Tags und Attribute, die in diesen Einstellungen nicht eingetragen wurden, werden beim Speichern aus dem HTML Ihres Newsletter-Eintrags entfernt.